Una nuova normativa per la trasparenza digitale: ecco tutto ciò che devi sapere
Dal 1° gennaio 2025 entra in vigore una nuova disposizione normativa che introduce l’obbligo, per tutti gli amministratori di società, di dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) personale. Questa novità si inserisce nel più ampio processo di digitalizzazione avviato negli ultimi anni, finalizzato a rendere più efficiente, sicura e tracciabile la comunicazione tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni.
L’obbligo non riguarda soltanto i legali rappresentanti delle società, ma si estende a tutti coloro che ricoprono cariche amministrative, indipendentemente dalla forma giuridica della società. È quindi applicabile agli amministratori di società di capitali – come S.r.l., S.p.A. e S.r.l.s. – così come a quelli delle società di persone, comprese S.n.c. e S.a.s.
L’aspetto più rilevante di questa nuova normativa è che l’indirizzo PEC da comunicare non può coincidere con quello della società, ma deve essere intestato personalmente all’amministratore. La finalità è quella di creare un canale di comunicazione diretto, verificabile e giuridicamente valido, riconducibile esclusivamente alla persona fisica che ricopre la carica.
L’introduzione della PEC personale per gli amministratori risponde all’esigenza di migliorare l’efficienza e la trasparenza delle comunicazioni ufficiali. La PEC, in quanto sistema di posta elettronica dotato di valore legale, consente infatti di certificare l’invio, la ricezione e il contenuto dei messaggi. Questo rende più agevoli i rapporti con le autorità, con i professionisti e con altri soggetti privati, semplificando molte delle procedure burocratiche e aziendali.
Secondo quanto indicato dalla Camera di Commercio di Milano, a partire dal 1° gennaio 2025 la PEC personale dell’amministratore è richiesta in tutte le pratiche di iscrizione o variazione presentate al Registro delle Imprese. Tra queste rientrano la costituzione di nuove società, la modifica dell’organo amministrativo, la nomina o la variazione di liquidatori, nonché l’iscrizione o la modifica di patti sociali in presenza di nuovi soci amministratori.
In mancanza della comunicazione del domicilio digitale personale, le pratiche vengono sospese in attesa di regolarizzazione. Ad oggi, non sono ancora state chiarite ufficialmente da parte del Ministero le modalità operative e l’estensione esatta dell’obbligo, ma diverse Camere di Commercio si sono già attivate per richiedere l’adempimento.
Sebbene la normativa non preveda ancora sanzioni amministrative dirette, l’omissione della comunicazione della PEC personale può comportare conseguenze rilevanti dal punto di vista operativo. La sospensione delle pratiche al Registro Imprese, infatti, può rallentare o bloccare processi fondamentali per l’attività aziendale, come la nomina degli organi amministrativi, la costituzione di nuove società o l’adozione di modifiche statutarie.
Inoltre, una mancata comunicazione tempestiva potrebbe in futuro comportare l’applicazione di sanzioni, qualora il legislatore dovesse intervenire con nuove disposizioni integrative. Per questo motivo, è consigliabile provvedere all’attivazione e alla comunicazione della PEC il prima possibile.
Attivare un indirizzo di Posta Elettronica Certificata è un’operazione semplice che può essere svolta interamente online. Il primo passo consiste nella scelta di un provider autorizzato, tra cui rientrano i principali operatori del settore come Aruba, Legalmail, Namirial, Register e altri. Dopo aver selezionato il servizio più adatto alle proprie esigenze, è necessario compilare il modulo di registrazione, allegare un documento di identità valido e completare la procedura di verifica.
Una volta attivata, la casella PEC è immediatamente utilizzabile. Il costo annuo del servizio varia in base al provider e ai servizi inclusi (come lo spazio di archiviazione o le funzioni avanzate), ma generalmente si mantiene entro una fascia di prezzo accessibile, compresa tra i 5 e i 15 euro all’anno.
Oltre a essere un obbligo legale, la PEC personale rappresenta anche un valido strumento per migliorare l’efficienza della gestione aziendale. Le comunicazioni inviate tramite PEC hanno infatti valore legale, sono opponibili a terzi e assicurano l’autenticità del mittente e del contenuto. Questo riduce il rischio di contenziosi e consente una gestione documentale più sicura e ordinata.
L’utilizzo della PEC permette inoltre di semplificare molte delle procedure amministrative previste dalle pubbliche amministrazioni, che sempre più spesso richiedono un canale digitale certificato per l’invio e la ricezione di documentazione. In un contesto normativo e operativo sempre più orientato al digitale, essere dotati di una casella PEC personale non è solo un obbligo, ma una scelta di responsabilità e lungimiranza.
Il mio studio fornisce supporto agli amministratori che desiderano adempiere a questo obbligo senza commettere errori. Offro consulenze personalizzate, assistenza nella scelta e nell’attivazione del servizio PEC più adatto e, se necessario, mi occupo della comunicazione del domicilio digitale al Registro delle Imprese.
Adeguarsi a questa normativa non solo è doveroso, ma permette anche di prevenire possibili criticità future e garantire la piena regolarità formale e amministrativa della propria società.
