Cassa e POS in pausa: comunicazione Entrate 2026

Cassa e POS in pausa: non sempre serve la comunicazione alle Entrate

Introduzione e inquadramento normativo 2026

Oggi vi spiego un tema che, con l’arrivo dell’estate e delle ferie, sta creando non poca confusione tra i miei clienti: la comunicazione all’Agenzia delle Entrate per la sospensione della cassa telematica e del POS. Molti pensano che basti chiudere l’attività per qualche settimana per dover subito inviare una comunicazione, ma non è sempre così. Nel 2026, il quadro normativo è chiaro: l’obbligo di comunicare il periodo di inattività del registratore telematico (RT) scatta solo in determinate condizioni, legate alla durata della pausa e alla tipologia di attività. Vediamo insieme cosa cambia e come evitare errori che potrebbero costarvi cari.

La normativa di riferimento è il decreto legislativo 127/2015 e successive modifiche, che ha introdotto l’obbligo di memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi. Dal 1° luglio 2019 (con proroghe successive), tutti gli esercenti con volume d’affari superiore a 400.000 euro sono tenuti all’uso del registratore telematico, mentre dal 1° gennaio 2020 l’obbligo è stato esteso a tutti. Il POS, invece, è obbligatorio per legge dal 30 giugno 2022 (decreto PNRR) per qualsiasi pagamento, anche di importo minimo. Ma cosa succede quando l’attività si ferma per ferie? La risposta non è univoca e dipende dalla durata e dalla modalità di sospensione.

Requisiti di accesso, soggetti interessati e aliquote

Non tutti i soggetti sono tenuti alla comunicazione di inattività. In particolare, l’obbligo scatta per i titolari di partita IVA che utilizzano un registratore telematico per la memorizzazione dei corrispettivi e che sospendono l’attività per un periodo superiore a 30 giorni consecutivi. Se la pausa è inferiore a 30 giorni, non è necessaria alcuna comunicazione all’Agenzia delle Entrate. Attenzione: la comunicazione va inviata tramite il servizio web “Comunicazione periodi di non funzionamento” disponibile nell’area riservata del sito dell’Agenzia, oppure tramite i canali telematici (Entratel o Fisconline).

Per quanto riguarda le aliquote, non ci sono imposte dirette legate alla comunicazione, ma è importante ricordare che durante il periodo di inattività non si emettono scontrini, quindi non si generano corrispettivi. Tuttavia, se l’attività riprende senza aver comunicato la sospensione, si rischiano sanzioni amministrative che vanno da 250 a 2.000 euro per ogni violazione (articolo 12, comma 2, del decreto legislativo 471/1997). Inoltre, per i POS, non esiste un obbligo di comunicazione specifico per la sospensione, ma il terminale deve rimanere funzionante per eventuali pagamenti anche durante le ferie, a meno che non si chiuda fisicamente l’esercizio.

Esempi pratici di calcolo e risparmio fiscale

Facciamo un esempio concreto. Marco ha un bar a Viterbo e decide di chiudere per 20 giorni ad agosto. In questo caso, non deve inviare alcuna comunicazione all’Agenzia delle Entrate, perché la pausa è inferiore a 30 giorni. Basta spegnere il registratore telematico e riaccenderlo al rientro. Nessuna sanzione, nessun adempimento.

Prendiamo invece il caso di Lucia, che gestisce un ristorante stagionale e chiude per 45 giorni tra gennaio e febbraio. Qui la comunicazione è obbligatoria: deve inviarla entro il giorno precedente l’inizio della sospensione, indicando la data di inizio e la data di fine (o la dicitura “fino a nuova comunicazione” se non conosce la data esatta di riapertura). Se non lo fa, rischia una sanzione da 250 a 2.000 euro.

Un altro caso: Giovanni ha un negozio di abbigliamento e decide di tenere chiuso per 15 giorni a Natale, ma lascia il POS attivo per eventuali vendite online. Anche qui nessuna comunicazione, perché la sospensione del registratore telematico è inferiore a 30 giorni. Tuttavia, se vende online, deve emettere fattura elettronica, non scontrino.

Il risparmio fiscale? Non c’è un risparmio diretto, ma evitare sanzioni significa risparmiare centinaia di euro. Inoltre, una corretta gestione della comunicazione evita controlli e accertamenti futuri.

I miei consigli operativi (adempimenti e scadenze)

Ecco i miei consigli pratici per non sbagliare:

1. Verificate la durata della pausa: se supera i 30 giorni consecutivi, inviate la comunicazione all’Agenzia delle Entrate entro il giorno prima della sospensione. Usate il servizio online “Comunicazione periodi di non funzionamento”.

2. Non dimenticate il POS: anche se non c’è obbligo di comunicazione, assicuratevi che il terminale sia spento o disattivato solo se l’attività è completamente chiusa. Se lasciate il POS acceso per pagamenti online, ricordate di emettere fattura elettronica.

3. Tenete traccia delle date: conservate una copia della comunicazione inviata e annotate le date di inizio e fine sospensione. In caso di controllo, potrete dimostrare la regolarità.

4. Attenzione alle riaperture: se la sospensione è stata comunicata, al rientro non serve inviare una nuova comunicazione: il registratore telematico riprende a funzionare automaticamente. Ma se la data di fine non era certa, aggiornate la comunicazione entro 30 giorni dalla riapertura.

5. Scadenze: la comunicazione va inviata entro il giorno precedente l’inizio della sospensione. Se non lo fate, potete regolarizzarvi entro 30 giorni con il ravvedimento operoso (sanzione ridotta).

Se questa novità vi riguarda e volete capire come applicarla alla vostra situazione, vi aspetto nel mio studio a Viterbo o online. Potete prenotare una consulenza sul mio sito https://agnesefebbraro.it

Nota di trasparenza: per potervi fornire aggiornamenti tempestivi, questo articolo è stato elaborato con il supporto della mia Intelligenza Artificiale e revisionato. Essendo generato automaticamente, vi invito a contattarmi per verificare il vostro caso specifico.